mandag 3. desember 2007

Nye makroer for lenker

Geir har laget nye lenker for makroer. Se her: her

mandag 24. september 2007

Excel makroer som forenkler registreringen

Geir Thorud har har laget to makroer i Excel som kan brukes for

1) mer effektiv utfylling av f.eks kjønn, side og årstall

2) automatisk generering av lenke til skannet side, bildelenke eller sidelenke

Makroene finnes i et Excel regneark, som sammen med en bruksanvisning, er pakket inn i en zip-fil.

Filene med informasjon kan lastes ned her . Les bruksanvisningen!

Kontaktinfo til Geir Thorud finnes til slutt i brukanvisningen.

Disse makroene forenkler arbeidet, spesielt med lenker som det har vært endel problemer med. Ikke alle bruker Excel, derfor står den gamle fremgangsmåten fremdeles i registreringsveiledningen under.


fredag 27. april 2007

Registreringsveiledning

Navneregistre – oppslagsverktøy for skannede kirkebøker

Navneregistrene er et oppslagsverktøy for søk i skannede kirkebøker. I sin enkle form, er navneregistrene en innholdsfortegnelse over hovedpersonene (f.eks. dåpsbarnet, konfirmanten, brudeparet og avdøde) i de forskjellige kirkelige handlingene. Som i alle andre innholdsfortegnelser til bøker, må det være med en sidehenvisning. Her er dette en lenke til den rette siden i den skannede kirkeboken på Internett. Det er ment å være et hjelpemiddel for søk etter aner og etterkommere. Navneregistrene kan ikke sammenlignes med fulle kirkebokavskrivninger. Her må en selv lese kirkeboken og finne opplysningene.

Det er mye raskere å lage navneregistre enn full kirkebokavskrift. Ofte er selve navnet på hovedpersonen i den aktuelle kirkelige handlingen tydelig skrevet. En ser fort resultatet av arbeidet.

Dugnaden

Alle som vil, kan delta. Om noen vil delta, kan de sende en e-post (adresse finnes under kontaktinformasjon). Registeret kan sendes til samme e-postadresse for utlegging, eller det kan legges ut på en privat webside. I det siste tilfellet, lager vi en lenke til registeret under det rette fylket. Den som registrerer har alle rettigheter til registeret, men også ansvaret for at det er riktig avskrift, at evt. feil blir rettet, og for at lenkene fungerer. De må også passe på ha sikkerhetskopi av sine egne registre.

Internettsidene

Navneregistrene legges ut på gratis Google-blogger av redaktøren eller på private websider/blogger av den enkelte registrator. ”Hovedsiden” http://nr-norge. blogspot.com/ brukes til å lage lenker til de enkelte bloggene for sognene, sortert alfabetisk på fylker. Slik blir alt samlet.

På hovedsiden vil det også komme meldinger om hvem som gjør hva, og nye registre som legges ut. Her vil det også komme annen relevant informasjon som er felles.

Hovedsiden, og de bloggene som lages av redaktøren, er ikke knyttet til et navn eller en privat e-postadresse. E-postadressen brukes kun til navneregistrene, slik at redaktøransvaret kan overtas av andre, om jeg ikke lenger kan fortsette. Redaktøren kan også åpne for at andre kan legge ut registre, men de kan ikke endre eller slette noe som er lagt ut. (Jeg ser altså ikke på disse sidene som ”mine”, de er ”våre”).

Bloggene er navngitt med nr-sogn-fylke hvor nr står for navneregister. Det er fint om den som lager en blogg for et sogn, også kan legge ut andres registre fra det sognet. Alternativt kan det brukes et tall etter nr som f eks nr2-vang-hedmark. Dette er et navnesystem som kan fungere for store mengder med blogger.

Filene må som regel deles. Min erfaring er at filer over 1000 linjer skaper problemer (1Mbyte er grensen). Jeg prøver å dele opp etter kjønn eller dele alfabetet i to. Grønland 1881-1893 var så stort at jeg måtte gjøre begge deler. Denne delingen forenkler også letingen.

Når et register er lagt ut på Internett blir det skrevet en melding på Hovedsiden og på Digitalarkivet under temaet: 47042

Begrensninger i hva vi kan legge ut av nyere kirkebøker

Jeg har lagt inn et spørsmål i Digitalarkivets debattforum for kilderegistrering om det er noen begrensninger i hva som kan skrives av og publiseres. Spørsmålet er aktuelt fordi enkelte av kirkebøkene omfatter nålevende personer.

Svar fra: Kristian Strømme, DA/SAB, 26.3.2007:Fødte kan legges ut til 1910. I tillegg legger vi ut konfirmerte til 1925, og gifte til 1930. Døde kan legges ut frem til i dag såfremt alle sensitive opplysninger er fjernet. På de øvrige listene opererer vi med en 80-årsgrense.

Innholdet i et navneregister

Bruk feltnavnet som står i parentes i registrene og registrer i denne rekkefølgen:

Indeks (ID): fortløpende nummerfelt som viser hvilken rekkefølge navnene er skrevet inn. Det gir hver person en egen identitet. Kopieres nedover i arket. Tas med ved publisering.

Fornavn: Alle fornavn legges i dette felt evt. mellomnavn.

Etternavn: Farsnavn (patronymikon) og/eller fast etternavn.

Kjønn (Kj): Kan tas med der hvor det er oppgitt i kirkeboken som hjelpefil ved sortering. Slike registre vil bli publisert som f eks konfirmerte jenter/gutter. Kolonnen med kjønn publiseres ikke. Nyere kirkebøker deler innførselen for menn/kvinner – gutter/jenter. Der kopieres feltet nedover. Vær klar over at enkelte personer er ført under feil kjønn. Der hvor begge kjønn er ført sammen, kreves det tolkning for å avgjøre kjønnet da flere navn brukes på begge kjønn, som f eks Helge og Tore. Slik tolkning behøver en ikke bruke tid på.

Alder ved død (Alder): Som en test har jeg tatt med alder i hele år for avdøde. Det tar litt mer tid, men gjør det lettere å finne den rette person. Må vurderes videre.

Årstall (År): Året for den kirkelige handling. Kopieres nedover.

Sidenummer (Side): legges inn hvis sidene er nummerert. Der hvor det kun er venstre side som har nummer, brukes a og b i tillegg, slik at den siden nummeret står på får siden 1a, mens baksiden får nr 1b. Sidenumrene blir da for et ”bilde” f eks side 2b til venstre og 3a til høyre. Kopieres nedover.

Prestens løpenummer(Lnr): Ofte nummererte prestene de enkelte handlingene fortløpende. Disse bør tas med, både fordi det blir lettere å finne en person, og det er en ekstra kontroll på at alle postene er med. Kopieres nedover.

Lenke til kirkebok (Lenke): Bruk permanent bildelenke. Pass på at alle lenkene virker, se tips under.

Kildereferanse: Vi må ta høyde for at vi med tiden kan få til et samarbeid med Digitalarkivet og med tiden landsomfattende søk. Det vi derfor være viktig å ha med kildeinformasjon slik det kreves i deres registreringsstandard Kyrre selv om vi ikke legger det ut i registrene nå.

Lenke: Kyrre

Tegn i registrene

Vanlig tegnsetting i kilderegistrering er (Kyrre):

!! brukes hvis noe mangler (f eks et navn eller deler av et navn ikke er skrevet eller er borte for at siden er skadet o.l.)

?? brukes hvis navnet er vanskelig å tyde f eks dårlig håndskrift, bleket blekk, flekker o. l.

@ brukes hvis det er umulig å se om det står den ene eller det andre f eks: Jan @ Jon. Må ha med mellomrom, ellers tror Excel at det er en e-postadresse og starter e-postprogrammet.

% brukes når en post er overstrøket. Tegnet settes foran og bak det overstrøkne. Jeg tror vi kan bruke det slik: %Peder Nielsen%

* brukes når registratoren konstruerer noe ut fra konteksten. F eks ved dåp når etternavnet til dåpsbarnet ikke er skrevet i kirkeboken: Anne Pedersdatter*

E: brukes når registratoren har en kommentar som ikke står i kirkeboken f eks: E: kirkeboken mangler litt av siden. Jeg tror ikke vi skal sette inn slike kommentarer i registrene, men heller legge inn en kommentar i "comment" om at kirkeboken er skadet.

Når det står ditto, ", ibid og lignende forkortelser, skriver vi det som tegnet viser til: f eks to konfirmanter som står etter hverandre og begge har samme etternavn, Lars Hansen og Arne ditto/"/ibid skriver vi Lars Hansen og Arne Hansen.

Lenker til kirkebøkene

Alternativ 1:

I mitt regneark fungerer det ikke å kopiere lenker nedover. For hver side kopierer jeg webadressen til bildelenken og limer den inn to ganger. Den blir da skrevet med vanlige svarte bokstaver. Når jeg er ferdig med siden, markerer jeg begge to, og drar de nedover slik at de kopieres. Deretter dobbeltklikker jeg en etter en. Når jeg gjør det slik, blir alle lenkene aktivert. Kopierer en aktiverte lenker, ser alle like ut, med blå understreket tekst. Når disse blir lagt ut på Internett viser det seg at svært mange ikke er aktivert og blir skrevet med svart tekst som ikke er underskrevet. Siden alle ser like ut i regnearket, blir det mye arbeid å fikse problemet.

Jeg kopierer adressen i adressefeltet til kirkeboka etter at den har skiftet over til å vise i ny side (om du skjønner hva jeg mener) Der klikker jeg på adressefeltet, kopierer og limer inn i kolonnen med lenker. Dette gjør jeg for to felt under hverandre. Så kopierer jeg disse nedover (de pleier å være svarte, men av og til er de blå hvis jeg har hatt en annen lenke der som jeg har slettet). Disse lenkene dobbeltklikker jeg på når jeg er ferdig med den siden. Dobbeltklikker på alle etter tur.

Ved andre metoder kan en få problemer med at lenkene peker til feil side.

Alternativ 2:

Permanent bildelenke (eller permanent sidelenke) kopieres og limes inn i en celle. Pass på at det legges inn et mellomrom etter lenken slik at den blir aktiv (blå). For å unngå at lenken åpnes når den skal kopieres, plasseres kurseren i en nabocelle og flyttes til lenken
ved hjelp av piltastene i stedet for musen. Deretter kopieres lenken ved å dra +-tegnet i hjørnet av cellen nedover. Ved kopiering av permanent sidelenke må Ctrl-tasten holdes inne samtidig som man drar +-tegnet nedover.

Hyperlinker og sortering i Excel:
Det er et velkjent problem at sortering av hyperlinker i Excel kan gå feil, dvs at lenken knyttes til cellen og ikke til lenketeksten ved flere gangers kopiering. For å unngå dette, kan man, etter at korrekturlesingen er ferdig, sende regnearket til en selv med email:
1. Marker tabellen i Excel
2. Velg Fil - Send til -Epostmottaker (ikke som vedlegg!)
3. Adresser mailen til deg selv.
4. Når mailen er mottatt, kopieres innholdet inn i et nytt regneark og er klart for sortering.

Korrekturlesning

Vær omhyggelig med korrekturlesning. Underveis kan du merke med f eks grønt de linjene som er korrekturlest. Slik ser vet du hva du har sett på når du må ta en pause. Er du i tvil om noe, kan du merke feltet med f eks gult, så kan du komme tilbake til det senere. Samtidig med ordkontrollen, kontroller at første og siste navn i listen er den samme som på den skannede kirkeboksiden.

Alle gjør feil når de skriver: stokker om på bokstavene, feil bokstav, en bokstav for mye, feil kobling av navn (fornavn fra en linje og etternavn fra neste), og navn som mangler. Det siste kan kontrolleres gruppevis underveis i registreringen.

Det kan også være lurt å sortere på navn og kontrollerer på den måten. Da er det lett å se om det står Abrahan istedenfor Abraham eller det er feil data i feltet, f eks årstall blandt sidenummer. En enklere metode enn å sortere er: Merk kolonne-overskriftene, velg: data-filter-autofilter. Du får da en piler i overskriftsfeltet hvor du kan se de navnene (en av hver) du har skrevet. Da ser du også at et navn kan være feil. Det er en veldig rask test.

Om du har noen som kan lese korrektur for deg, er det fint. De som registrerer kan gjerne lese korrektur for hverandre.

Problemer:

Etternavn/mellomnavn:

De fleste har ett etternavn, men flere har 2 eller flere etternavn som f eks: Jacobsdatter Brun, Jacobsdatter Finsrud, Falk Pedersen, Tybring Gjedde. Hva er etternavn og hva er mellomnavn? Bruk av etternavn endret seg over tid. Etternavnet i eldre tid var navnet til faren pluss sen/søn/son eller datter/dåtter/dotter. Enkelte hadde fast etternavn, men andre oppgir gård-/plassnavnet som etternavn. Det siste endret seg etter hvert som personen flyttet. Det hendte også at yrket ble brukt som etternavn f eks Jørgen Klokker.

En kolonne for mellomnavn kan løse problemet, men det betyr mer arbeid (mange ekstra tastetrykk for blankt felt). Dessuten kan vi enkelt sortere på 3 kolonner, fornavn, etternavn og år.

For kirkebøkene på 1700-tallet har jeg valgt å skrive begge etternavn i samme kolonne. Jeg tar først og fremst med patronymikon. Ofte kan det stå et gardsnavn eller et annet navn etter. Gjenkjenner jeg navnet som et gardsnavn tar jeg det ikke med, men ser det ut til å være et fast etternavn tar jeg det med. Som f eks Linnerud og Smith i Aker. Er jeg i tvil, tar jeg det med.

Kjell valgte å legge det siste etternavnet i etternavnsfeltet og de andre i fornavnsfeltet (1881-1893). Så vidt jeg kan se fungere begge deler i et navneregister. En må anta at brukeren vet hva han/hun leter etter, og er i stand til å finne frem i listene. Selv om enkelte navn brukes ofte, er det ikke så mange at det blir uoversiktlig.

Ukjente og vanskelige navn

De fleste navn er lett å lese, men vi støter hele tiden på navn som kan være vanskelig. Ofte kan det se ut som noe vi ikke forbinder med et navn. Et fornavn kan se mer ut som et etternavn/stedsnavn eller omvendt. F eks Heiberg brukt som fornavn. Ofte er stedsnavn/gardsnavn brukt som etternavn. Det kan være lurt å søke i databaser med mange navn, som f eks folketellingene, FamilySearch, Statistisk Sentralbyrås navnestatistikk eller Navneguiden til en Webside som heter "Barn i magen". Søk gjerne på etternavnet blandt gardene i folketellingene. Jeg har lagt ut lenker under Navn til venstre på denne siden.

Barns manglende etternavn ved dåp, konfirmasjon og begravelse

Ofte er ikke barnas etternavn oppgitt. I eldre kirkebøker kan en lage et patronymikon av farens fornavn, men på slutten av 1800-tallet begynte det å bli vanligere med fast etternavn. Det kom raskere i byene enn på landsbygda. Ny navnelov kom først i 1923. Se lenke

Hva gjør vi med det?

I tillegg har vi problemer med barn født utenfor ekteskap, hvor farens navn ikke er oppgitt.

Forslag til løsninger:

I overgangstiden med fast etternavn/patronymikon:

Å skrive kun fornavnet med !! i etternavnsfeltet er det raskeste. Det gir mindre informasjon, men flere registre blir registrert med samme tidsforbruk.

Et annet alternativ er å skrive barnets fornavn, fars eller mors fornavn og etternavn. Det blir en ekstra kolonne, men det burde løse problemet.

Begravede dødfødte barn:

Her har ikke barnet noe navn. En løsning kan være å skille ut dødfødte i et eget register ved enten å skrive dødfødt i fornavnkolonnen under registrering, samt far eller mors fornavn og etternavn i egne felt eller skrive d i alder eller kjønn og fars eller mors fornavn og etternavn i navnefeltene. En sorterer da ut alle som er merket med d/dødfødt når registeret er ferdig korrekturlest og en skal sortere før klargjøring.

Alternativet til å lage et eget register for dødfødte, kan være å legge disse postene nederst i registeret med overskrift Dødfødte.

Et tilsvarende problem kan oppstå der hvor hjemmedøpte barn dør og kun farens-/morens navn er oppgitt.

Begravede uægte barn og enkers barn:

En løsning kan være å skirve barnets fornavn og !! i etternavn.

Altenativet kan disse barna skilles ut i eget register og publiseres med barnets fornavn, !! som etternavn, morens fornavn og etternavn. En kan bruke uk/um eller et annet tegn i kjønn for å skille ut disse postene. Tegnet en bruker for å skille ut postene publiseres ikke.

Strays:

Ca 1810 kom det lister med inn-/utflytting i kirkebøkene. Hvis vi skal gjøre noe med strays, så må det bli for kirkebøker før den tid. Vi bør i hovedsak konsentrere oss om navnene, derfor syntes jeg at det kunne være en ide å skrive et tegn "i margen" der hvor vi ser at det er fremmedfolk. Det må være frivillig for den enkelte å gjøre det. For de nyere kirkebøkene synes jeg vi skal overse flyttefolkene, ellers blir det alt for omfattende. Vi skal heller ikke lete i teksten for å se om det er noen. Jeg lagde et for strays i Aker, og det er ikke mange personene. Så det er overkommelig. Et tankekors: Jeg har aldri funnet noen av mine i strays-lister. Alle jeg har funnet, har jeg funnet ved søk i FamilySearch.

Tips:

Bruk av PC/Excel:

Hent kirkeboksiden du skal skrive fra og la den fylle skjermen, minimaliser Excel, slik at den er litt mindre enn halvparten av skjermhøyden og litt smalere enn skjermbredden. Slik kan du lese og skrive en passe mengde navn, før du må rulle litt på kirkebokbildet. Kontroller gjerne at du har fått med deg alle for hver lille bunke med navn. Jeg vil anbefale å lagre for hver side og hver gang du går fra PCen. Husk sikkerhetskopi.

Standardisering av etternavn:

Jeg har standardisert etternavn med sen/datter-endelser. Pga automatikken i Excel går registreringen da mye raskere. Eksempelvis skriver jeg O og O og så kommer det Ole Olsen automatisk. Det samme gjelder Lars, Peder, Anders og flere andre vanlige navn.

Jeg bruker Excel for å utnytte at den kopierer navn som er ofte brukt. F eks for Peder er det ofte nok med P. Her er det snakk om masseregistreringer, så en må gjøre det så raskt som mulig.

Et annet alternativ:

Skriv Peder, Ols, Nils etc i etternavnfeltet
gjør hele registret ferdig
merk hele arket og sorter på fornavn
legg til en kolonne for f og k (det raskere enn å skrive f og k for hver linje)
sorter på kjønn
erstatt k med sdatter og m med sen
slå sammen kolonnene

Sortering:

Det tryggeste er å merke hele arket (klikk på det blanke feltet i øverste venstre hjørne mellom A og 1), arket skifter farge og er merket. Velg data, sorter – klikk så på overskriftsrad og velg deretter fornavn, etternavn og år. Om du gjør en feil, kan du få igjen det opprinnelige arket ved å sortere på indexnummer. Men har du ikke markert hele arket og vært så uheldig at du har glemt en kolonne, må du velge angre eller hente frem lagret versjon.

Det kan være lurt å lagre en versjon av ferdig registrert register på et annet navn før du begynner å endre data og sortere. Det er fort gjort å gjøre en feil.

Sikkerhetskopier

Det er opprettet en Yahoo konto med e-postadresse hvor vi kan sende e-post med våre ferdig registrerte filer som vedlegg. Da vil blogger og sikkerhetskopi liggende på forskjellige steder. Yahoo har ubegrenset lagringsplass på sine e-postkonti, så er får vi plass til alt. Skriv gjerne i meldingen hvem som har registrert dataene. Det er flere som har felles e-postadresse med en annen person. Meldingene vil ikke bli lest. Det er kun for sikker oppbevaring.

For enkel gjenfinning og retur av de enkelte filene (alfabetisk sortering), bruk følgende i emne:

fylke sogn mini/klok periode hendelse

Akershus Enebakk mini 1719-1754 Dåp (eksempel)

Om dere gjør endringer i filen etter publisering, send ny sikkerhetskopi med ver 2 etter hendelse.